Autores: Gloria Isabel Toro, Clara Rubiano, Tatiana Valencia, Andres Sandoval, Victor Mora, Jhon A. Muñoz, William Alzate.

Institución: Laboratorio de Producción Multimedia UV-MEDIA, Universidad del Valle - Santiago de Cali - Colombia

E-Mail: glotoro@mafalda.univalle.edu.co

Resumen

Este trabajo presenta las características del Sistema Interactivo de Autoformación en Técnicas de Productividad 5S. Está orientado a empresarios, ingenieros industriales y docentes. Su propósito es el de constituirse en un ambiente formal y lúdico de formación que pueda apoyar los procesos de formación de recurso humano en las empresas.

Introducción

Tradicionalmente la formación de recurso humano en las empresas no ha sido un problema fácil de afrontar. La mayoría de ellas recurre a sus funcionarios más eficientes para capacitar a los nuevos funcionarios. Otras, contratan instructores de compañías especializadas en capacitación. En términos generales la logística de la capacitación y el entrenamiento (organización, movilización, instructores, salones, talleres, equipos, etc.) se refleja en altos costos para las empresas.

Siendo la cualificación del recurso humano factor indispensable en el aumento de la productividad y competitividad empresarial, se hace necesario abrir las puertas para nuevas estrategias de entrenamiento, aprovechando los avances teorico-metodologicos y técnicos en los campos de la cognición, comunicación e información.

El propósito de este trabajo es presentar las características del "Sistema Interactivo de Autoformación en Técnicas de Productividad 5S", desarrollado por el Laboratorio de Producción Multimedia -UV-MEDIA- de la Universidad del Valle. Este software educativo empresarial pretende servir como material tutorial para los pequeños y medianos empresarios interesados en implementar los métodos de mejoramiento productivo 5S. Su elaboración fue posible gracias a la asesoría del Centro de Productividad del Pacífico y la financiación por parte del SENA.

Dominio de la aplicación

El "Sistema Interactivo de Autoformación en Técnicas de Productividad 5S" maneja los conceptos fundamentales provenientes de los principios administrativos de origen Japonés para aumento de productividad empresarial llamados 5S (Cinco Eses). En español a estas técnicas se les conoce con el nombre de Cinco Sentidos (utilización, salud, aseo, autodisciplina y orden)

Objetivos

El objetivo del software es proveer un ambiente interactivo de autoformación orientado a pequeños y medianos empresarios, estudiantes y docentes del área de Ingeniería Industrial o mejoramiento productivo; sobre la Técnica de Mejoramiento de la Productividad: 5 S. El software pretende:

• Crear una cultura empresarial de manejo de recursos y organización de ambientes laborales, con el propósito de generar un cambio de conductas que repercutan en aumento de productividad.

• Manejar los contenidos de forma tal que puedan ser trabajados individualmente o en grupo, sin precisar un instructor permanentemente.

Requerimientos de la aplicación

El sistema implementado cumple con 3 requisitos básicos:

• Sirve como material tutorial en la técnica 5S. Con el uso del material interactivo, el usuario deberá estar en condiciones de aplicar los principios del método de trabajo 5S
• Sirve como guía básica de trabajo (disponibilidad de formatos, formularios, agenda, anotaciones ..)
• Sirve como material de presentación de la Técnica 5S para ser utilizado en cursos presenciales de formación.

Descripción del sistema

Características De La Interfaz

El programa 5s está constituido por 5 módulos temáticos: Contexto, Qué son las 5S, Beneficios de la aplicación de cada S (sentido), Cómo implementar el modelo y Exposición para auditorios.

La navegación por la aplicación tiene la característica de ser contextualizada al "sentido" que el usuario desea trabajar. Esto es, puede navegar a través de todos los módulos, manteniendo el contexto del "sentido" escogido. Esto es posible, debido a que se han dispuesto dos áreas de navegación dentro de la aplicación: la primera, localizada horizontalmente mantiene la posibilidad de acceso a los 5 módulos temáticos. La segunda, localizada verticalmente en el extremo derecho, permite el acceso a cada uno de los sentidos. En otras palabras, si el usuario está por ejemplo en el sentido de la "utilización", puede conocer de todos los módulos temáticos, solo la información pertinente a ese sentido. La navegación también puede hacerse linealmente o en el orden que el usuario desee.

Al recorrer los diferentes tópicos del material, el usuario encuentra elementos humorísticos que hacen ameno el aprendizaje, así como elementos lúdicos a través de juegos de autoevaluación, animados por un personaje llamado "Super-ayuda" quien orienta al usuario cuando tiene dificultades.

Concentrese Rompecabezas



Selección Sopa de Letras

Varios aspectos relacionados con el área de factores humanos se han concretado en el diseño de la interfaz del programa, creando elementos amigables de comunicación usuario-máquina. En este sentido, el sistema puede ser utilizado por individuos con diferentes niveles de experiencia en el manejo del computador, pues el aprendizaje de su manipulación se da rápidamente. Por otro lado, el usuario puede imprimir los contenidos deseados en cualquier momento, y "tomar apuntes" en una bitácora disponible en la cual puede registrar sus inquietudes, comentarios o información de su interés. (fig3)

Contenido

El primer módulo, "Descúbreme Primero", ubica contextualmente a los usuarios acerca del problema de productividad de las empresas. Trata aspectos introductorios al tema, se cuenta la historia y se muestran testimonios de empresas colombianas que están siguiendo el método, tales como Rotelli, Transformadores de Colombia,

Cartones América y otras.

En el módulo "Que es 5S" se explican los fundamentos del método y se ilustra a través de animaciones la característica de cada uno de los sentidos. Se invita al usuario a realizar actividades de autoevaluación.

Los beneficios del método se trabajan en el módulo que lleva su nombre donde se ilustran las ventajas de implementación de cada uno de los sentidos, resaltando los incrementos productivos que se producen al eliminar los desequilibrios. A través de animaciones de personajes característicos de las empresas, se logra cautivar al usuario quien muchas veces puede verse reflejado en ellos.

El módulo de "Como Implementarlo" es el más robusto de todos. Contempla una guía detallada de cómo implementar cada sentido, recomendaciones y ejemplos de empresas que han implementado las técnicas de productividad. Se llama la atención sobre los elementos que pueden obstaculizar el proceso, con el fin de tomar las medidas necesarias. En este módulo, el usuario tiene acceso a los formatos para recolección de información. A partir de la información recolectada, el sistema calcula dinámicamente los indicadores que permiten el seguimiento de los progresos de la implementación del método en la empresa.

Finalmente, el módulo de "Exposición" sirve de apoyo para conferencias o cursos presenciales que quieran realizarse ante un auditorio, en el cual se muestran de manera resumida y esquemática, los aspectos más relevantes de todas las técnicas de productividad 5S.

Sugerencias metodológicas

Es claro que para la implantación de los métodos de productividad en las empresas, todos los funcionarios , comenzando por la gerencia deberán estar involucrados en el proceso. El software se realizó pensando en el ritmo individual de autoformación de cada usuario. No obstante, es necesario que exista un "lider" dentro de la empresa que haga seguimiento y estimule la puesta en práctica y sostenibilidad del proceso.

Manual de usuario

Las orientaciones sobre el uso del software, están consignados dentro del mismo material.

Evaluación

Al finalizar el prototipo de la aplicación se procedió a hacer una evaluación , con el propósito de plantear las modificaciones necesarias al programa antes de su implementación final. La metodología de trabajo consistió en una serie actividades con sujetos vinculados con el contenido. Participaron en este proceso 1) especialistas en contenido e instructores 2) usuarios finales (empresarios).

• Los especialistas del área fueron instructores y asesores de empresa en los temas de Técnicas de Productividad, pertenecientes al Centro de Productividad del Pacífico. Después de interactuar con el programa fueron responsables por la validación del contenido (precisión, consistencia, amplitud) y por la validación de los temas en lo referente a su lenguaje y enfoque pedagógico.
• Con los usuarios finales se realizaron una serie de talleres en los cuales, previa explicación de los objetivos del material, se les dejo a voluntad para interactuar con el programa. Los usuarios evaluaron la "usabilidad" del programa. Esto es, facilidad de uso, satisfacción de uso y funcionalidad del sistema. Como usuarios finales participaron empresarios y funcionarios del SENA, Banco de Occidente, Tracol, Inorca y Colciencias.

Los resultados de la evaluación fueron favorables al proyecto. Se reconoció su adecuación pedagógica, facilidad de uso y manejo agradable y dinámico del contenido, tratando de combinar su formalidad con elementos lúdicos. Las discusiones con los dos grupos produjeron como resultado un documento final que contiene la descripción del programa, objetivos características generales y resultados de la evaluación. La implementación total de la aplicación llevó en cuenta los resultados de la evaluación.

Conclusión

En términos generales, este software ofrece una perspectiva nueva para las empresas en los aspectos de formación y entrenamiento de recurso humano. Sin duda, el uso de tecnologías de información aplicada a los procesos educativos empresariales abre enormes posibilidades, considerando las necesidades que tiene las empresas de capacitar y entrenar personal y clientes en el manejo de equipos, productos, procedimientos y metodologías de trabajo.