LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS CENTROS
DE RECURSOS PEDAGÓGICOS DE CATALUNYA.


TEMA: 9. Programas nacionales de informática en educación.
MODALIDAD: Comunicación



RESUMEN

El Departament d'Ensenyament de la Generalitat de Catalunya, comunidad autónoma de España de aproximadamente 7 millones de habitantes, inició el curso 1991-92 un plan de gestión documental de los materiales -recursos educativos- existentes en los Centros de Recursos Pedagógicos (CRP) de Cataluña. Este plan, con la incorporación de las nuevas tecnologías de la información (telemática, informática documental, multimedia...), tiene por objetivo optimizar el uso de los recursos educativos disponibles en los CRP, proporcionando la información más completa posible a los profesores que buscan material de ayuda para su práctica didáctica.

La información que pueda interesar a los usuarios de los CRP debe ser  accesible localmente, de una forma ágil, sencilla, completa y consistente, por técnicas documentales, multimedia -CD-ROM "SINERA en disc"- y por conexión telemática al servicio SINERA de Internet-.

Este plan de gestión documental es una tarea colectiva, en la que la participación directa de los miembros de los CRP es coordinada por un equipo responsable, además, de la corrección y redistribución de los registros generados (la suma del esfuerzo colectivo), así como la formación y la asistencia técnica, necesarias para el desarrollo del proyecto..

Lo primero que había que hacer era registrar con criterios documentales los recursos disponibles en el ámbito de los CRP. Con posterioridad esta información ha sido personalizada por cada CRP e integrada localmente en un gestor documental informatizado. Actualmente, el proceso intensivo está a punto de concluir, habiendo comenzado la fase de explotación y uso de estas bases de datos, lo que significa que ya es operativa una red de servicios de información y documentación para los maestros y profesores usuarios de los CRP de Cataluña.
 

1- Los Centros de Recursos Pedagógicos

Los Centros de Recursos Pedagógicos (CRP) nacen el año 1982 como servicios educativos con una actuación territorial y sectorial, como parte de las plenas competencias que asume en educació el gobierno autónomo de Cataluña. Se definen como núcleos de dinamización educativa, de ayuda didáctica y de orientación pedagógica permanente para el profesorado de los centros no universitarios.

Los CRP ofrecen documentación e información educativa, con el objetivo del perfeccionamiento constante de la tarea docente, y difunden las orientaciones y los currículums impulsados por el gobierno autónomo con  la perspectiva de la renovación de los estudios no universitarios.

Los CRP constituyen lugares de encuentro, de debate de técnicas pedagógicas y de oferta de documentación y de intercambio de información. Facilitan que cada centro educativo adecúe las orientaciones y currículums al medio en que se encuentra y a las necesidades de los alumnos. Actualmente existen 71 CRP, distribuidos por todas las comarcas, en función de la densidad de población (en algunas comarcas sólo hay uno y en otras entre ocho y diez).

La gestión de recursos implica tres tipos de actividades: a)  Organización: adquisición, catalogación, ubicación, sistemas de préstamo, etc. b)  Consulta: encontrar lo que se busca o lo que es pertinente a las necesidades de los usuarios-enseñantes. c)  Información: difusión de los recursos existentes y de las novedades, tanto de forma global como temática.

Este plan de gestión documental informatizada de los recursos educativos implica la introducción de las nuevas tecnologías de la información con la finalidad de transformar los dos últimos grupos de actividades citados. En concreto, se trata de crear bases de datos de registros documentales con informaciones de todos los recursos disponibles en el ámbito de cada CRP. A la vez, la totalidad de esta información se recoge, juntamente con otras de origen diverso, en la base SINERA, de distribución telemática y multimedia, del Departamento de Educación.

Pretendemos proporcionar información exacta y amplia sobre los recursos útiles a los profesores que necesiten materiales de apoyo para su tarea didáctica. Hay que recordar que, generalmente, a diferencia de una biblioteca o librería donde el usuario sabe lo que busca, el usuario de un CRP reconoce lo que le es útil cuando lo ha encontrado, inicialmente tiene una idea genérica de lo que necesita pero no sabe cuales son los títulos concretos.

Es decir, la consulta típica del usuario de un CRP es temática y a menudo limitada a una clase de recurso (videos que traten de .../ casetes que traten de...). Ante una consulta genérica de este tipo, hay que ofrecer una respuesta rápida, completa e independiente de las personas, realizando una consulta sencilla, asumible directamente por los profesores que buscan los materiales didácticos.

Igualmente, se pretende facilitar la difusión de los recursos disponibles y de las novedades, mediante la autoedición de listas selectivas y de catálogos globales. Si se mejora la difusión se puede incrementar la cantidad de usuarios del CRP y la cantidad de consultas; si éstas ofrecen resultados satisfactorios se estarán aprovechando mejor los recursos educativos disponibles en los CRP ofreciendo, a la vez, un mejor servicio a los enseñantes.

2- La gestión documental

El personal de los CRP, los cuales son, también, distribuidores locales de información, participan de forma directa en todo el proceso de trabajo. Estas tareas consisten en:
 

a)  Redacción de registros: elaboración (redacción y revisión) de noticias documentales (utilizando las tecnologías informática y telemática) de todos los recursos educativos disponibles en el conjunto de los CRP de Cataluña. Cada CRP sólo redacta una parte de estas noticias y recibe otra parte, elaborada por los otros CRP (aproximadamente en la proporción de 1 a 10) Así se puede cuantificar este doble proceso de aportar y recibir: en el período 1991-1995 se han producido una media de 300 registros por CRP (con una horquilla entre 80 y 500) y se han recibido ya acabados una media de 3.500 registros por CRP (con una horquilla de 2.300 y 4.000).
b)  Tareas ligadas a la coordinación general del proceso de trabajo: elaboración de listados bibliográficos de los fondos acumulados y declaración de novedades.
c)  Creación y mantenimiento de una base de datos documental: la noticias tienen como destino una base de datos documental local con la información correspondiente sólo a los materiales de cada CRP.


La creación y mantenimiento de esta base de datos documental local con registros de los recursos educativos del CRP es el objetivo instrumental básico de este proceso: eso implica la personalización de las noticias recibidas (de elaboración propia y ajena pero todas correspondientes a materiales propios), introducción en la base de datos, mantenimiento de ésta (copias de seguridad), actualización de una segunda  versión disponible para al público, etc.

Igualmente, toda esta información se recoge en  la base SINERA, en soporte multimedia (CD-ROM "SINERA en disc") y telemático, mediante la Red Telemática Educativa de Cataluña, donde se acumula la información de todos los recursos de todos el CRP, juntamente con noticias de otros materiales educativos.
 

d) Organización de los recursos. Indirectamente la gestió documental repercute en la de organización de los recursos: renovación de los fondos existentes con el paso al archivo histórico de materiales ya obsoletos, recuperación de otros aparentemente perdidos, reubicación de otros con la asignación de signaturas topológicas más adecuadas, etc.

e) Tratamiento de la información: consulta de la base de datos. Cuando la base documental ya está creada comienza otro tipo de tarea, además del mantenimiento citado: su uso como ayuda a la búsqueda de los materiales solicitados por los profesores usuarios del CRP. Progresivamente, en la medida en que la cultura documental se extiende, el profesorado usuario del CRP puede asumir directamente la búsqueda, manteniendo el personal del CRP la siempre necesaria tarea de asesoramiento y orientación didáctica.

f) Finalmente, la tarea de difusión: elaboración de listados temáticos, boletines de novedades, catálogos generales, etc. adaptados a diferentes necesidades y diferentes colectivos de enseñantes. Esta elaboración tiene dos partes: búsqueda de los diferentes conjuntos de noticias y su autoedición.


Estos cinco grupos de actividad requieren una importante inversión en formación (documental, informática, telemática, etc.) y en infraestructura técnica (ordenadores, lectoras multimedia, impresoras de calidad, conexiones telefónicas, software documental y de autoedición, etc.) y un alto grado de coordinación.

3- Una actividad colectiva

Cada uno de los 71 Centros de Recursos dedica un mínimo de 10 horas semanales a tareas de tratamiento documental de su mediateca, es decir a las tres primeras indicadas anteriormente. Además, hay que tener en cuenta que el CRP realiza otras tareas ligadas a los recursos que no se pueden cuantificar y por tanto no se incluyen en esta porción horaria: son las tres últimas indicadas anteriormente.

Todo este proceso, que involucra un colectivo tan amplio y disperso durante un largo período de tiempo, implica compartir unos criterios de trabajo y una planificación, es decir un alto grado de coordinación. Se necesita alguien que planifique, que marque las metas a conseguir con un calendario realizable, que distribuya el trabajo, para conseguir una economía de esfuerzos, que depure la información asegurando unos resultados homogéneos y que redistribuya los resultados, que elabore materiales auxiliares para facilitar el trabajo, que diseñe e imparta la formación adecuada, etc.

De otra manera, cada uno tendría que "inventar" por su cuenta el diseño del proceso, los criterios de trabajo, los materiales a utilizar y naturalmente tendría que hacer solo el procesamiento de toda su información. Conseguimos reducir al mínimo la dedicación de cada centro a este trabajo: para conseguir resultados similares de forma independiente cada CRP tendría que dedicar una cantidad muy superior de horas/persona, aproximadamente cinco veces más. Si, en cambio, realizase de forma aislada la misma dedicación los resultados serían mucho más sencillos, las noticias no podrían ser del tipo documental sinó sólo bibliográficas.

Este proyecto de gran envergadura que involucra un equipo disperso geográficamente de aproximadamente 100 personas, durante un mínimo de cinco  años, solo era planteable en una situación de madurez técnica y metodológica como la que ya en 1991 pudo aportar el Programa de Informática Educativa (PIE) del Departamento de Educación de Cataluña.

El PIE aporta a los CRP la dotación de materiales informáticos y telemáticos, la edición del disco compacto "SINERA en disc" y, sobre todo, la base documental SINERA con una estructura y una metodología claramente definidas.

4- Infrastructura

Este planteamiento de trabajo colectivo, exige la definición de una metodología de trabajo, una normativa comunes de entrada de información y una infraestructura técnica, informática y telemática.

Los instrumentos que constituyen la base de este trabajo son:
 

a) La estructura, vocabularios y criterios de redacción de la base documental SINERA del Departamento de Educación de Cataluña.

b) La base de datos de recursos para el aprendizaje SINERA. En formato CD-ROM (segunda edición de abril de 1995) y en conexión telemática.

c) El software documental MICRO-QUESTEL, la aplicación PERGAM de gestión bibliotecaria sobre ACCESS-WINDOWS, el programa LOTUS-AMIPRO, el paquete integrado FRAMEWORK y el gestor de thesaurus BEAT (de producción y edición propia).

d) La Red Telemática Educativa de Cataluña del Departamento de Educación implementada y gestionada por el Programa de Informática Educativa, actualmente en proceso de incorporación a Internet.

El hardware con que cuentan los CRP para desarrollar estas tareas es el siguiente:

a) Dos microordenadores: uno para la gestión documental y otro para ofrecer al público la consulta directa de la base de datos.

b) Un equipo multimedia.

c) Una placa de comunicaciones.

d) Una impresora de calidad "láser".


5- La base de recursos educativos SINERA

El Programa de Informática Educativa de Cataluña creó en 1988 la base documental SINERA: "Sistema de Información Educativa y de Recursos para el Aprendizaje" que contiene información referencial sobre recursos para la educación, en un sentido amplio de este termino.

SINERA (actualmente con 33.000 registros: libros, artículos de revista, documentos visuales, dosieres, lugares e itinerarios de interés educativo, monumentos, etc.) pretende ser un instrumento al servicio de la innovación curricular en todos los niveles y materias, informando sobre la localización y disponibilidad de materiales educativos producidos por profesores, empresas e instituciones, así como sobre materiales y bienes que no tienen difusión comercial.

Dado que SINERA recoge las referencias de todos los recursos educativos existentes en el conjunto de los CRP, así como otros materiales, la consulta de la base SINERA, sea en disco compacto o telemáticamente por Internet, tiene dos utilidades para la tarea documental que comentamos:
 

El Departeamento de Educación, a través del PIE, editó en 1993 per primera vez el disco compacto llamado "SINERA en disc", del cual ya se dispone de la segunda edición (abril de 1995).
 

6- La Red Telemática Educativa de Cataluña: XTEC

El año 1988 el PIE creó la Red Telemática Educativa de Cataluña, primera del ámbito educativo español, con el objetivo de promover la dimensión comunitaria de la educación, favoreciendo el contacto entre miembros, alumnos y profesores, del contexto educativo catalán.

Integran esta red telemática todos los centros públics no universitarios y un gran número de privados, así como los servicios educativos del Departamento de Educación, en especial los CRP.

Los servicios y la infrastructura de esta red estan en proceso de transformación con su incorporación a Internet. Los principales servicios que actualmente ofrece la XTEC son: a) Mensajería privada y pública, b) Transmisión de ficheros, c) Teledebates y teleconferencias, d) Teledocumentación y e) Noticiario y encuestas.

En este proceso que explicamos, el correo electrónico permite el intercambio de mensajes entre los diferentes participantes y el equipo de coordinación, ya de forma individual, ya en forma de grupos de usuarios. El hábito de consulta regular de esta mensajería constituye la base de la actividad telemática de formación y del intercambio de información.

Estos mensajes son tanto de carácter organizativo (fijación de plazos de trabajo, anuncio de reuniones, etc.), como de apoyo o formación (consultas, las cuales pueden ser resueltas también por el camino telemático o telefónico).

El servicio de transmisión de ficheros es el núcleo técnico de esta tarea colectiva. Las trabajos  propuestos son transmitidos por cada CRP, y por medio de este mismo servicio se retornan los registros ya depurados, así como otros materiales software útiles para al desarrollo del trabajo.

El servicio de teledocumentación, con la consulta directa de la base SINERA, constituye una pieza fundamental en el proceso de tratamiento de la información: complemento, de forma dinámica y siempre actualitzada, del CD-ROM "SINERA en disc".

7- Fases del proyecto

El plan de trabajo se ha estructurado en las siguientes fases, algunas coincidentes en el tiempo:

1. Fase de redacción de registros, cursos 1990/91 - 1991/92 y 1994/95.

Se inicia el proceso de gestión documental del conjunto de CRP con la asignación coordinada de tareas de redacción de registros documentales, una primera fase de formación y la dotación de un microordinador y una impresora.

En el período inicial la redacción de registros se centra en documentos de dotación común (escritos y software), en el conjunto global de vídeos y en documentos de producción  local. En una segunda etapa se registran los escritos de las bibliotecas del conjunto de los CRP.

2. Fase de creación de las respectivas bases documentales a cada CRP, cursos 1992/93, 1993/94 y 1995/96

Al inicio del curso 1995-96 se han redactado y depurado 20.300 registros ya disponibles para consulta e integrados en la base SINERA. Igualmente, todas estas noticias documentales se han entregado a los CRP, para incorporar a las respectivas bases documentales locales el subconjunto correspondiente a los recursos disponibles en cada CRP en particular. Hay que señalar que, préviamente, cada CRP ha hecho la revisión de las signaturas topográficas y de la ubicación de los documentos a las estanterías del centro.

Estas noticias documentales corresponden a los siguientes conjuntos de material: *videoteca
 

En este período se ha profundizado en la formación de los responsables de la gestión documental y se ha extendido la formación documental a una segunda persona en cada CRP.

3. Fase de explotación y mantenimento (consultas, listados e incorporación de las novedades) de los conjuntos de materiales registrados. A partir del curso 1994/95.

Una vez conseguido el registro de todos los materiales existentes a cada CRP, la tarea documental se  limitará al crecimiento cotidiano de los fondos de recursos, reduciendose la dedicación horaria a este trabajo .

La coordinación de estas tareas continuará siendo necesaria para que el registro de un documente sólo se realice una vez en el conjunto de todos los CRP y puesto a disposición de todos los demás. Así mismo, será imprescindible mantener la coordinación entre los diferentes servicios del Departamento de Educación que intervienen en este proceso de innovación.

8- Formación Telemática

El hecho que los receptores de esta formación constituyan un colectivo muy homogéneo y que la formación recibida sea la base para desarrollar una tarea profesional que tienen asignada de forma institucional, ha facilitado este proceso formativo permanente.

La formación realizada ha sido una parte importante de este proceso documental, especialmente teniendo en cuenta que éste significó una radical innovación, tanto tecnológica como metodológica, de los hábitos de trabajo.

La formación impartida a dos personas por CRP sobre gestión documental y teledocumentación, se ha desarrollado en tres modalidades: a) Cursos presenciales del tipo habitual. b) Cursos con apoyo telemático, combinando clases presenciales y actividades de intercambio telemático: teledebates, transmisión de ficheros, consulta de dudas, etc. c) Con todo, la madalidad más inmportante ha sido un proceso de formación continuada fundamentado en la interconexión telemática y telefónica permanente.

Este proceso constante de interacción formativa y de asistencia técnica, posterior a y continuación de los cursos de formación própiamente dichos, se realiza de forma distendida en el tiempo y ligada a la práctica cotidiana concreta de este colectivo de profesionales de la enseñanza.

Los objetivos principales de esta formación son:


9- Características metodológicas

a) El hecho de ser un proceso coordinado para todo el ámbito territorial de Cataluña, en el que se consigue una homogeneización de los materiales, de la metodología y de los criterios de trabajo ya es una característica muy remarcable.

Además, este proyecto incide en uno de los aspectos de más transcendencia social y potencial económico de la tecnología informática como es el tratamiento de la información y las redes de comunicación telemática: documentación, multimedia y teledocumentación.

b) Gestión documental (no exclusivamente bibliográfica) de la información mediante bases de datos documentales. Esto permite que la base de datos facilite no solo la búsqueda exhaustiva y exacta de los recursos que corresponden a las necesidades del usuario, sinó también que la lectura de las noticias documentales encontradas permite una segunda fase de selección: cuando el usuario accede a la estantería está prácticamente seguro de que lo que busca le será útil. Esto implica una significativa economía de tiempo y esfuerzo.

c) Tratamiento integral de todos el recursos: todo lo que no es efímero, ha de estar registrado documentalmente con los mismos criterios y en la misma base de datos, independientemente del tipo de material que sea y de donde esté ubicado en el centro; naturalmente la signatura topográfica permite su rápida localización. En el futuro, se podran incluir también noticias documentales de recursos immuebles (itinerarios, monumentos, lugares para visitar, museos, etc.) situados en el ámbito territorial del CRP.

d) Uso de la comunicación telemática, tanto en aspectos organizativos y de coordinación como en la transferencia de información elaborada y revisada.

e) Elaboración ágil y flexible de listados y catálogos informativos con una digna autoedición.

f) Conseguir la informatización documental de las mediatecas de todos los CRP y permitir la consulta telemática o multimedia sobre materiales existentes a cualquier lugar de Cataluña, con ser el objetivo fundamental no es el único. Indirectamente, se ha generado una red básica de centros y servicios de información y teledocumentación, con 71 nudos distribuidos por todo el país, que en un futuro puede tener otras utilidades, además de las documentales que ahora comentamos: actividades didácticas, intercambio telemático de información, formación a distáncia, gestión y otros.

Esta red de centros de información se puede ir ampliando en la medida en que los centros escolares comiencen a utilizar las posibilidades de los instrumentos técnicos de que ya disponen, hasta convertir los propios alumnos en los usuarios de estas tecnologías y metodologías.

g) Pone al alcance de los enseñantes estas bases de datos y esta tecnología de tratamiento de la información. Directamente, consultando la base de datos del CRP e indirectamente mediante la consulta del disco multimedia "SINERA en disc", o la base de acceso telemático, con lo cual se está difundiendo esta cultura de la información.

h) Un proyecto de estas características, que genera pericia en ámbitos diversos y complementarios -documentación, telemática, informática de usuari- tiene un efecto multiplicador sobre la formación, difusión y diseminación en todo el sistema educativo no universitari de la tecnología de la información.

La difusión de estas técnicas y metodologías se realizará de forma funcional, natural, dado que su objetivo es ser útil para solucionar problemas de selección y localización de información y facilitar a los gestores de los recursos su difusión, mediante la generación de listados selectius del material disponible.

Cuando este proyecto concluye como tarea intensiva y se pasa a la de mantenimiento, es cuando, en realidad, comienza. La utilidad de estas bases de datos de recursos, como instrumentos de búsqueda y de difusión de información, es ayudar a resolver los problemas de información educativa que tienen los profesionales de la educación, y optimizar  los recursos y servicios que la administración escolar ofrece al sistema educativo.

i) Finalmente, este modelo metodológico y técnico puede ser aplicable a las bibliotecas o mediatecas de los centros educativos no universitaris, los cuales pueden descargar todas las noticias documentales ya elaboradas e intercambiar aquellas que puedan elaborar.


Ejemplo de noticia documental